Reglamento

DIRIGIDOS A: A todos los miembros de los CVBs de Latinoamérica y el Caribe, directivos, ejecutivos de sus equipos de trabajo, empresarios miembros, profesionales del sector de la Industria de Reuniones, entidades gubernamentales, mixtas y privadas y todas aquellas figuras jurídicas interesadas en su destino.

DURACIÓN Y ROTACIÓN: Es de realización anual, con rotación por las distintas ciudades de Latinoamérica y El Caribe, donde se realicen las distintas ediciones de FIEXPO LATINOAMERICA, Feria Internacional del Mercado de Reuniones y Viajes de Incentivos de América Latina y El Caribe, llevándose a cabo dos días previos al comienzo de la misma.

USO DE MARCA Y LOGO DE LOS ENCUENTROS: Los destinos donde se realicen los Encuentros, deberán respetar el logo diseñado especialmente para el Primer Encuentro, su tipografía y texto, cambiando en número de edición del Encuentro. El mismo se aplicará a promoción, materiales varios gráficos y electrónicos, y otros usos que favorezcan el desarrollo del evento.

RECONOCIMIENTO DE LA NUEVA SEDE: El Consejo Directivo firmará un Acta apoyando y avalando la nueva sede elegida, a la vez de solicitar su compromiso para la realización del mismo, respetando los objetivos, plazos, y recomendaciones generales.

ACEPTACIÓN / COMPROMISO DE LA NUEVA SEDE: El responsable en nombre de su entidad, elevará una nota de aceptación y compromiso de realización del próximo evento, al Consejo Directivo, con una anticipación de 6 meses antes de la fecha fijada para el mismo. Asimismo presentará el programa preliminar de actividades con las mayores especificaciones posibles para coordinarlo con la Comisión Directiva.

ORGANIZACIÓN Y REALIZACIÓN: La organización y la coordinación de todas las tareas para la realización de cada Encuentro estarán a cargo del destino y su CVB anfitrión, que informará quiénes son las personas responsables del evento. Contará con la colaboración y asesoramiento del Consejo Directivo y para cuando corresponda del Consejo Académico, a fin de concretar el evento lo más destacado posible, en todas sus aristas, académicas, sociales, protocolares, prensa, visibilidad, y de la propia logística (alojamientos, traslados, tours, patrocinadores, soportes varios). El evento puede ser complementado por otra actividad o evento paralelo que apruebe el Consejo Directivo. A saber: ronda de negocios, intercambio de leads, exposición, evento de turismo / reuniones nacional y/o internacional, otros a considerar específicamente para cada caso.

FINANCIACION DEL EVENTO: El anfitrión se hará responsable de obtener los patrocinios y apoyos, y su posterior administración y ejecución, para algunos aspectos de inversión necesaria (ver siguientes cuatro puntos). Se recomienda austeridad e incorporar muchos aspectos de la RSE y de Eventos Sostenibles. Quedan exceptuados la infraestructura (salones) y sus mobiliarios ya que son ofrecidos por FIEXPO LATINOAMERICA.

WEB SITE DEL ENCUENTRO: Para el 28 de febrero de 2017, tener visible una web site, donde consten todos los elementos de información y análisis del evento (fechas y programa preliminar, lugar del Encuentro, tarifas negociadas en hoteles y traslados, logística sugerida a los potenciales participantes, registro en línea, aspectos destacables del destino, recomendaciones generales de entrada y salida del país, otros que deseen incorporar y aprobados por Comisión Directiva.

TECNOLOGIA: Contar con los soportes tecnológicos necesarios para la primera y segunda jornada, en el espacio o espacios que se utilicen para el Encuentro. Básicamente proyector, pantalla, micrófonos (de mesa y/o de mano), sonido e iluminación (acordes a los espacios seleccionados).

ALIMENTOS Y BEBIDAS: Almuerzos primera y segunda jornada. Cena primera jornada. Servicio de coffes para ambas jornadas. Todo en función de las registraciones para cuyo caso se aconseja insertar una fecha límite.

PERSONAL RECEPTIVO: Personas de la organización anfitriona (propias o contratadas) a efectos de inscripciones in situ, entrega de credenciales, y asistencia en sala segunda jornada.