AskMyBudget

Explicación de la herramienta

Es una plataforma online de integración e interacción principalmente entre los destinos de la región y los organizadores de reuniones de cualquier rincón del planeta, donde también pueden participar otros actores del trade, satisfaciendo necesidades concretas y prácticas para todos, ya que en un solo portal web se encuentra toda la oferta y propuesta. Además es una consistente plataforma de promoción no solo regional, sino por destino.

  • Los organizadores de reuniones ante la necesidad de presupuestar una actividad encuentran lento y costoso solicitar información individualmente a cada uno de los destinos candidatos. Generalmente son procesos repetitivos y tediosos que tienen como consecuencia que el organizador trabaje con un número limitado de destinos conocidos. También tienen acceso a los datos de los posibles partners en los destinos, como OPCs o DMC, con los que suelen cerrar contratos de colaboración.
  • Los destinos cuando pretenden acercarse a los organizadores de reuniones con alcance nacional, regional o global, afrontan inversiones altas y de resultados inciertos, consistiendo básicamente en participaciones en ferias o roadshows / caravanas (que tampoco resultan simples de organizar). Con esto no se pretende sustituir el face to face, pero colabora a dimensionar los acciones a seguir. De esta forma el destino tiene la oportunidad de desarrollar y administrar una buena presentación on line, al alcance de cualquiera y en tiempo real, junto al resto de los destinos colegas, hoy más de doscientos.

La plataforma compila los datos necesarios para hacer más eficiente todos los procesos de búsqueda y recolección de información. Cada CVB tiene un espacio autoadministrable denominado MICRO SITIO EXCLUSIVO donde volcará todos sus contenidos, a saber:

  • Información general del destino: accesibilidad, plazas hoteleras, espacios para reuniones, geolocalización, otros de interés.
  • Galería de imágenes.
  • Video institucional.
  • Mapa de servicios: cada CVB comunica un listado detallado de los prestadores de servicios, y se visualiza la ubicación de cada uno de ellos en un mapa interactivo del destino.
  • Calendario: se vuelca la información de reuniones pasadas, presentes y futuras.
  • Datos de contacto del CVB.

La información que se muestra es pública, y es la misma que el CVB administra y mantiene actualizada. Por ende, mientras más interesante, preciso y adecuado sea el contenido que tenga, será más atractivo para el mercado.

El CVB de cada destino, recluta y ordena para su mejor identificación, los servicios de cada prestador que decidan informar, y queda como opción facultativa, parcial o total, identificar sus respectivos precios de referencia, con el fin de generar presupuestos estimados que requieran los demandantes. Esto es posible gracias a la plataforma ASK MY BUDGET – PRESUPUESTO JUST IN TIME, una herramienta facilitadora de carácter opcional para el CVB, y con acceso restringido, ya que los usuarios deben estar previamente registrados para tener acceso a la misma.

Los valores, de ser publicados, deben ser en dólares americanos con impuestos incluidos, con 30 días de vigencia como mínimo, y se podrán modificar cada vez que se pretenda, ya que se reitera que el Micro Sitio es administrable por cada destino.

LA CALCULADORA

¿CÓMO FUNCIONA?

Los CVBS de los destinos que así lo decidan, cargan los distintos prestadores con los precios de referencia de cada uno de los servicios que ofrecen. Se considera que identificar los valores no solo representa una ventaja competitiva para el destino, sino que sirve de plataforma constante de información presupuestaria que muchas veces suele generarse manualmente cada vez que alguien lo requiera.

Los potenciales clientes pueden realizar búsquedas parametrizadas de destinos para estimar si satisface sus necesidades para ser posible sede de su evento. Algunos parámetros que deberá incorporar quién hace la búsqueda, son obligatorios, como la fecha del evento, la cantidad aproximada de personas, noches de alojamiento y cantidad de días de alquiler del predio o salón. Otros son optativos, como el nombre de la búsqueda, presupuesto disponible y países / destinos, y pueden especificar algún requisito indispensable para ellos como la categoría de los hoteles que van a necesitar o la cantidad de m2 mínimos del espacio donde quieran realizar el evento.

Cuando completan los datos antes citados, el sistema arroja automáticamente los destinos que se adaptan a sus necesidades.

Finalmente, el potencial cliente podrá ingresar en un “panel de combinaciones” donde se muestra el detalle de todos los servicios del destino, agrupados por tipo de servicio. Allí el organizador podrá combinarlos de forma dinámica para adaptarlo a sus necesidades y, de esta forma, obtener un costo estimado del evento lo más aproximado y realista posible, que luego podrá ser impreso o guardado en formato PDF.

El sistema expresa en cada presupuesto generado, parcial o total, que el mismo es orientativo y referencial, y de ninguna manera significa una responsabilidad contractual para el prestador de servicios, ni para el destino, ni para la asociación. Pero se recomienda comunicar precios no distorsivos, claros, que generen confianza en el posible trato futuro, aclarando si correspondiese si pertenecen a temporada baja, media o alta. Esto permitirá en el tiempo construir una relación seria con un potencial cliente.

Nota: un prestador puede ofrecer varios servicios distintos. Por ejemplo, un hotel puede ofrecer alojamiento, salón de eventos y gastronomía. Deberá identificar cada uno de ellos para que el CVB lo cargue correctamente.

BENEFICIOS

PARA LOS CVBS DE LOS DESTINOS DE LA REGIÓN

  • Forma organizada, moderna, económica y directa de presentar el destino en general y sus prestadores de servicios en particular.
  • Institucionalización del CVB como garantía de informaciones profesionales y específicas para la realización de reuniones.
  • Gran aporte a las estadísticas, ya que le permite conocer los resultados de búsqueda en los que apareció el destino, el origen de las consultas, la cantidad de visitas que tuvo el perfil del destino y los presupuestos generados del destino por los organizadores de reuniones. También la cantidad de veces que salió en los resultados de búsqueda de destinos por parte de los decisores, así como las características de la búsqueda y el origen geográfico de las mismas.
  • Rápida diversificación de clientes potenciales por los acuerdos que esta Asociación ha celebrado y celebrará con otras entidades de la industria, básicamente aglutinadoras de organizadores y promotores de actividades múltiples, posibilitando el acceso a nuevos y potenciales clientes.
  • Para optimizar los recursos de promoción, la herramienta ofrece una plataforma para convocar a la postulación de organizadores y/o asociaciones a las diferentes acciones que realicen los destinos (road show, fam tours, etc.). Ingresando la fecha del evento, el tipo de acción, cupo y la fecha de vencimiento de las postulaciones. Finalizado el plazo, el destino recibe toda la información de los postulantes con quienes podrá ponerse en contacto si así lo considera.
  • Cuando tenga ingreso la prensa también podrá ser utilizado para la convocatoria a Press trips.
  • Contactos de prensa para cobertura de reuniones y promoción del destino en media (clipping virtual).
  • Publicación de noticias del destino.
  • Herramienta NUBE. La nube es una herramienta que combina un CRM con un Tablero de Comando operativo y directivo para cada CVB. Es una oficina en la nube que permite el seguimiento de las acciones que se realizan y los contactos con todos los clientes, con acceso desde cualquier ordenador. Permite planificar, coordinar y registrar todas las operaciones que se realizan en el CVB. A partir de un calendario se podrán ingresar todas las tareas que se ejecutan y se planifican con los clientes internos y externos, identificando responsables y midiendo los resultados. El CVB podrá gestionar sus contactos actuales, ingresar nuevos contactos, programar reuniones, actualizar perfiles y compartir y supervisar tareas diarias con la gerencia, todo de manera On line.
  • Próximas funciones: Interacción con la herramienta ASK MY BUDGET, importando contactos, estadísticas y todo tipo de información pertinente al CVB.

PARA LOS ORGANIZADORES DE REUNIONES

  • Apertura instantánea de un abanico de destinos, siendo cada uno de ellos una posibilidad concreta para la realización de su evento, con acceso a los perfiles de todos los destinos, visualizando la información general del mismo (ubicación geográfica, accesibilidad, servicios, prestadores, galería de imágenes, video, eventos realizados, Información del CVB).
  • Genera un ahorro sustancial, en tiempo y dinero en la investigación de costos y características de los destinos. En un solo lugar, bajo un mismo formato, van a tener a si disposición todos los destinos de América Latina y el Caribe.
  • El punto anterior le va a generar de poder captar nuevos clientes, a partir de la velocidad de respuesta que van a obtener.
  • Un entorno de trabajo practico, dinámico y eficiente. Herramienta de compilación y cálculo de los servicios del destino. Permite imprimir o guardar los resultados en PDF.
  • La información está programada para poder ser visualizada desde PC, Notebook, Tablet y Smartphone.
  • Cuenta con Apps para celulares.
  • Podrá seleccionar los prestadores específicos y geo referenciarlos en un mapa interactivo con las distancias y movilidad.
  • Mensajería y microblogging entre los decisores y destinos.
  • Interacción con otras redes sociales.
  • Guarda los parámetros de búsqueda realizados.
  • Permite definir los destinos favoritos habilitándolo para recibir información del mismo.
  • Archivo: muestra un historial de los presupuestos generados por destino.
  • Recepción de invitaciones y postulación a viajes de reconocimiento de destinos.

PARA LA PRENSA

La plataforma está pensada también para que puedan interactuar los medios de prensa, que cuentan con un acceso similar al de los organizadores. La única diferencia radica en que estos no tienen acceso al panel de combinaciones y presupuestos. Vale decir que cuentan con acceso a la información general de los destinos, a los que se agrega la factibilidad de participar en las postulaciones de press trip, e intercambiar y viralizar noticias del sector y/o destino.

Video explicativo